Allgemeine Projektbedingungen der PAPA TOM GmbH
Stand: Juni 2026
1. Geltung
Diese Allgemeinen Projektbedingungen gelten für alle Leistungen der PAPA TOM GmbH gegenüber Auftraggebern. Dazu gehören insbesondere Leistungen in den Bereichen Markenstrategie, Positionierung, Naming, Corporate Design, Kommunikationsdesign, Kampagnen, Websites, digitale Anwendungen, Content, Text, Motion Design, Präsentationen, Beratung, Workshops und Projektbegleitung.
Abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn PAPA TOM ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt. Individuelle Vereinbarungen in Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Projektvereinbarungen gehen diesen Bedingungen vor.
Diese Projektbedingungen richten sich an Unternehmen, Selbstständige, Organisationen und öffentliche Auftraggeber. Für Verbraucher gelten sie nur, soweit gesetzlich zulässig.
2. Vertragsschluss und Leistungsumfang
Grundlage der Zusammenarbeit ist das jeweilige Angebot von PAPA TOM. Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot, den darin genannten Leistungsbausteinen, Zeitplänen, Annahmen und gegebenenfalls ergänzenden Projektunterlagen.
Leistungen, die im Angebot nicht ausdrücklich genannt sind, sind nicht Bestandteil des Auftrags. Dazu gehören insbesondere zusätzliche Konzeptansätze, weitere Korrekturschleifen, zusätzliche Präsentationstermine, Texterstellung, Contentpflege, Programmierung, Hosting, Wartung, Übersetzungen, Druck- oder Produktionsabwicklung, rechtliche Prüfungen, Markenrecherchen, Barrierefreiheitsprüfungen, Datenschutzprüfungen, SEO-Garantien oder Performance-Zusagen, soweit sie nicht ausdrücklich vereinbart wurden.
PAPA TOM schuldet eine fachgerechte Leistung auf Grundlage des vereinbarten Briefings. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Marktreaktion, eine bestimmte Platzierung in Suchmaschinen oder eine rechtliche Schutzfähigkeit von Namen, Claims, Designs oder sonstigen Arbeitsergebnissen wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
3. Mitwirkung des Auftraggebers
Der Auftraggeber stellt PAPA TOM alle für das Projekt erforderlichen Informationen, Inhalte, Daten, Zugänge, Ansprechpartner, Entscheidungen und Freigaben rechtzeitig zur Verfügung.
Der Auftraggeber versichert, dass alle von ihm bereitgestellten Materialien, Texte, Bilder, Logos, Daten, Marken, Schriften, Zugänge und sonstigen Inhalte rechtmäßig verwendet werden dürfen. Er stellt PAPA TOM von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer unberechtigten Nutzung dieser bereitgestellten Materialien entstehen.
Verzögert sich ein Projekt, weil erforderliche Mitwirkungen, Inhalte, Entscheidungen oder Freigaben des Auftraggebers ausbleiben, verschieben sich vereinbarte Termine angemessen. PAPA TOM ist berechtigt, dadurch entstehenden zusätzlichen Abstimmungs-, Organisations- oder Wiederaufwand gesondert zu berechnen.
Wird ein Projekt auf Wunsch oder aus Gründen des Auftraggebers länger als vier Wochen unterbrochen, kann PAPA TOM die bis dahin erbrachten Leistungen abrechnen und den weiteren Projektablauf neu planen.
4. Vergütung und Zahlung
Alle Vergütungen verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt.
Die Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Angebot. Fremdkosten, Reisekosten, Materialkosten, Lizenzen, Produktionskosten und sonstige Auslagen werden zusätzlich berechnet, sofern sie nicht ausdrücklich im Angebot enthalten sind.
Soweit nichts anderes vereinbart ist, sind Rechnungen ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zahlbar.
Bei größeren Projekten ist PAPA TOM berechtigt, angemessene Abschlagszahlungen nach Projektfortschritt zu verlangen. Vereinbarte Abschläge sind unabhängig von einer vollständigen Schlussabnahme fällig, sobald der jeweilige Projektstand erreicht ist.
Bis zur vollständigen Zahlung bleiben Nutzungsrechte, soweit rechtlich zulässig, bei PAPA TOM. Der Auftraggeber darf Arbeitsergebnisse erst nach vollständiger Zahlung im vereinbarten Umfang nutzen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
5. Änderungen und Mehrleistungen
Im Angebot enthalten sind die dort genannten Korrektur- und Abstimmungsschleifen. Ist keine Anzahl genannt, ist pro Projektphase eine zusammengefasste Korrekturschleife enthalten.
Korrekturen setzen voraus, dass sie sich auf den vereinbarten Leistungsumfang, das Briefing und den präsentierten Arbeitsstand beziehen. Neue Anforderungen, Richtungswechsel, zusätzliche Varianten, zusätzliche Medien, zusätzliche Formate, weitere Textfassungen, neue technische Anforderungen oder Änderungen nach Freigabe gelten als Mehrleistungen.
Mehrleistungen werden nach vorheriger Abstimmung auf Basis des vereinbarten oder üblichen Stundensatzes von PAPA TOM berechnet.
Feedback des Auftraggebers soll gebündelt, widerspruchsfrei und in angemessener Zeit erfolgen. Widersprüchliches, unvollständiges oder verspätetes Feedback kann zu zusätzlichem Aufwand und Terminverschiebungen führen.
6. Präsentation, Freigabe und Abnahme
PAPA TOM präsentiert Arbeitsergebnisse in geeigneter Form, zum Beispiel als PDF, Figma-Link, Präsentation, Prototyp, Website-Vorschau, Testumgebung oder Datei.
Freigaben können in Textform erfolgen, insbesondere per E-Mail, Projektmanagement-Tool oder schriftlicher Bestätigung. Mit Freigabe bestätigt der Auftraggeber, dass der jeweilige Arbeitsstand inhaltlich, gestalterisch und sachlich weiterverwendet werden darf.
Nach Freigabe von Texten, Layouts, Daten, Websites, Druckdaten oder sonstigen Arbeitsergebnissen liegt die Verantwortung für die weitere Verwendung, Veröffentlichung oder Produktion beim Auftraggeber, soweit PAPA TOM nicht ausdrücklich mit der weiteren Prüfung oder Produktionsüberwachung beauftragt wurde.
Offensichtliche Mängel sind innerhalb von zehn Werktagen nach Bereitstellung des Arbeitsergebnisses in Textform mitzuteilen. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Rückmeldung, kann PAPA TOM den Arbeitsstand als freigegeben behandeln, wenn PAPA TOM den Auftraggeber zuvor auf diese Folge hingewiesen hat.
7. Nutzungsrechte
PAPA TOM räumt dem Auftraggeber nach vollständiger Zahlung die für den vereinbarten Zweck erforderlichen Nutzungsrechte an den final freigegebenen Arbeitsergebnissen ein.
Soweit im Angebot nichts anderes vereinbart ist, erhält der Auftraggeber an final freigegebenen, individuell für ihn erstellten Arbeitsergebnissen ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht für seine eigene Unternehmens-, Marken- und Kommunikationsnutzung.
Die Nutzungsrechte umfassen insbesondere die Nutzung in Printmedien, digitalen Medien, Websites, Social Media, Präsentationen, Messe- und Veranstaltungsmedien, interner Kommunikation, Werbung, PR, Recruiting und Unternehmenskommunikation, soweit dies dem vereinbarten Projektzweck entspricht.
Nicht übertragen werden Rechte an verworfenen Entwürfen, nicht ausgewählten Konzepten, internen Arbeitsschritten, strategischen Methoden, Präsentationslogiken, Templates, Tools, Systematiken, Vorlagen, Quellmaterialien und Know-how von PAPA TOM, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
Eine Bearbeitung, Weiterentwicklung oder Übertragung der Arbeitsergebnisse an Dritte ist zulässig, soweit sie für die übliche Nutzung durch den Auftraggeber, verbundene Unternehmen, Produktionspartner, technische Dienstleister oder Medienpartner erforderlich ist. Eine eigenständige Weiterverwertung, Weiterlizenzierung oder Veräußerung an Dritte außerhalb des vereinbarten Projektzwecks bedarf der Zustimmung von PAPA TOM.
Für Schriften, Stockmaterial, Musik, Fotografien, Illustrationen, Software, Plugins, Frameworks, KI-Tools, Hostingdienste und sonstige Drittleistungen gelten die jeweiligen Lizenzbedingungen der Anbieter. PAPA TOM überträgt daran nur die Rechte, die PAPA TOM selbst einräumen kann.
8. Offene Daten, Arbeitsdateien und Archivierung
PAPA TOM liefert die im Angebot vereinbarten Arbeitsergebnisse in den vereinbarten Formaten. Dazu können zum Beispiel PDF, JPG, PNG, SVG, MP4, HTML/CSS, CMS-Zugänge, Figma-Links, Präsentationsdateien oder Druckdaten gehören.
Offene Arbeitsdateien, Quelldateien, Figma-Originale, InDesign-Dateien, After-Effects-Dateien, Rohdaten, Code-Repositories, Komponentenbibliotheken, Templates oder interne Arbeitsstände werden nur herausgegeben, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
Die Herausgabe offener Daten kann gesondert vergütet werden. Rechte Dritter, Lizenzbedingungen und technische Einschränkungen bleiben unberührt.
PAPA TOM ist nicht verpflichtet, Projektdateien dauerhaft zu archivieren. Eine Archivierung, Pflege, Wartung oder Wiederbereitstellung nach Projektabschluss ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.
9. Websites, digitale Anwendungen und technische Leistungen
Bei Websites und digitalen Anwendungen schuldet PAPA TOM die vereinbarten gestalterischen, konzeptionellen und technischen Leistungen. Maßgeblich sind das Angebot, die vereinbarte Systemumgebung und der zum Zeitpunkt der Abnahme aktuelle Projektstand.
Nicht enthalten sind laufende Wartung, Updates, Hosting, Backups, Sicherheitsüberwachung, Pluginpflege, Monitoring, redaktionelle Pflege, technische Weiterentwicklung oder Support nach Projektabschluss, soweit diese Leistungen nicht ausdrücklich vereinbart wurden.
PAPA TOM übernimmt keine Gewähr dafür, dass Drittanbieter, Schnittstellen, Plugins, APIs, Browser, CMS-Systeme, Hostingumgebungen oder externe Dienste dauerhaft unverändert funktionieren. Änderungen durch Dritte können zusätzlichen Aufwand verursachen.
Rechtliche Inhalte wie Impressum, Datenschutzerklärung, Cookie-Hinweise, Teilnahmebedingungen, AGB, Pflichtinformationen oder barrierefreiheitsrechtliche Bewertungen sind vom Auftraggeber rechtlich prüfen zu lassen, sofern PAPA TOM nicht ausdrücklich mit einer entsprechenden externen Prüfung beauftragt wurde.
10. Künstliche Intelligenz und digitale Werkzeuge
PAPA TOM darf digitale Werkzeuge und KI-gestützte Systeme zur Unterstützung von Recherche, Strukturierung, Ideenentwicklung, Textarbeit, Bildentwicklung, Prototyping, Analyse, Übersetzung oder Produktion einsetzen, sofern dies fachlich sinnvoll ist und keine abweichende Vereinbarung besteht.
PAPA TOM verwendet KI-generierte Inhalte nicht ungeprüft als finales Arbeitsergebnis. Der Einsatz solcher Werkzeuge ersetzt keine fachliche Bewertung, Auswahl und Bearbeitung durch PAPA TOM.
Soweit KI-generierte oder KI-unterstützte Bestandteile wesentlich in finale Arbeitsergebnisse einfließen, informiert PAPA TOM den Auftraggeber auf Anfrage in angemessenem Umfang.
Der Auftraggeber erkennt an, dass bei KI-generierten Inhalten rechtliche Fragen zur Schutzfähigkeit, Exklusivität und Rechtekette bestehen können. Eine Garantie für urheberrechtliche Schutzfähigkeit oder vollständige Exklusivität KI-generierter Bestandteile übernimmt PAPA TOM nicht, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.
Vertrauliche Informationen des Auftraggebers werden von PAPA TOM nicht bewusst in öffentlich zugängliche KI-Systeme eingegeben, wenn dadurch eine unkontrollierte Weiterverwendung durch Dritte zu erwarten ist.
11. Fremdleistungen und Drittkosten
PAPA TOM ist berechtigt, zur Durchführung des Projekts geeignete externe Dienstleister, Produktionspartner, Fotografen, Texter, Entwickler, Motion Designer, Illustratoren, Druckereien, Berater oder sonstige Partner einzubeziehen.
Fremdleistungen und Drittkosten werden vor Beauftragung mit dem Auftraggeber abgestimmt, soweit sie nicht bereits im Angebot enthalten sind. Sie können im Namen des Auftraggebers oder im Namen von PAPA TOM beauftragt werden.
Werden Fremdleistungen im Namen von PAPA TOM beauftragt, kann PAPA TOM diese Kosten an den Auftraggeber weiterberechnen. Für Leistungen Dritter gelten ergänzend deren jeweilige Bedingungen, soweit sie wirksam einbezogen wurden.
12. Vertraulichkeit
Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich. Dazu gehören insbesondere strategische Unterlagen, unveröffentlichte Konzepte, interne Zahlen, Zugangsdaten, Projektinhalte, Geschäftsgeheimnisse und nicht veröffentlichte Arbeitsergebnisse.
Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt auch nach Projektende fort. Sie gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflichten offengelegt werden müssen.
13. Referenznutzung
PAPA TOM darf abgeschlossene und veröffentlichte Projekte als Referenz nennen und zeigen. Dies umfasst insbesondere die Nennung des Auftraggebers, Projektbeschreibungen, Abbildungen der Arbeitsergebnisse, Making-of-Material, Screenshots, Fotografien, Bewegtbild, Einreichungen bei Wettbewerben, Veröffentlichungen auf der Website, in Social Media, Präsentationen und Presseunterlagen von PAPA TOM.
Dies gilt nicht, wenn der Auftraggeber der Referenznutzung vor Projektbeginn in Textform widerspricht oder wenn besondere Vertraulichkeit vereinbart wurde. Sperrfristen und Launchtermine des Auftraggebers werden berücksichtigt.
14. Haftung
PAPA TOM haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet PAPA TOM nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
PAPA TOM haftet nicht für Inhalte, Materialien, Daten oder Vorgaben des Auftraggebers. Für rechtliche Prüfungen, insbesondere zu Markenrecht, Wettbewerbsrecht, Datenschutz, Barrierefreiheit, Steuerrecht oder branchenspezifischen Informationspflichten, haftet PAPA TOM nur, wenn eine entsprechende Prüfung ausdrücklich beauftragt und von geeigneten Fachpersonen durchgeführt wurde.
Für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Marktreaktionen, Suchmaschinenplatzierungen, Werbeerfolge oder technische Störungen durch Drittanbieter haftet PAPA TOM nur, soweit gesetzlich zwingend vorgeschrieben.
15. Kündigung und Projektabbruch
Der Auftraggeber kann einen Auftrag nach den gesetzlichen Vorschriften kündigen. In diesem Fall ist PAPA TOM berechtigt, die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen zu verlangen. Bereits erbrachte Leistungen, begonnene Arbeiten, reservierte Kapazitäten, Fremdkosten und nicht stornierbare Verpflichtungen sind zu vergüten.
PAPA TOM kann den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen, insbesondere wenn der Auftraggeber erforderliche Mitwirkungen trotz angemessener Fristsetzung nicht erbringt, fällige Zahlungen nicht leistet oder die Fortsetzung des Projekts unzumutbar wird.
Bis zur Kündigung eingeräumte Nutzungsrechte bestehen nur im Umfang der bis dahin bezahlten Leistungen und nur soweit dies ausdrücklich vereinbart oder für bereits freigegebene Arbeitsergebnisse erforderlich ist.
16. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz der PAPA TOM GmbH.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Projektbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.